Notes 2nd Burner Embassy Supporter Meeting Sep 6th 2019

(english below)
Wir trafen uns draußen im Autoscooter-Bereich auf dem Parkplatz des Hauses der Statistik. Verglichen mit dem ersten Treffen war unsere Gruppe klein und weniger vielfältig, aber da viele Leute zuvor angaben, dass sie persönliche Treffen für die Entscheidungsfindung bevorzugen (ggü. Online-Tools), haben wir mit dem gearbeitet, was wir hatten 🙂

1. Aktueller Status

Wir haben zusammengefasst, was derzeit über den Raum für die Burner Embassy bekannt ist:

  • Erhältlich ab dem 20. September mit Jahresvertrag (im Januar Nachweis der Nützlichkeit und Planung für das nächste Jahr erforderlich)
  • Die Kosten betragen 150 € pro Monat für 50 m2 (37m2 für den größeren Raum und 12m2 für den Lagerraum) zuzüglich Versicherungskosten zuzüglich der anfänglichen Kaution von 450 € (zuzüglich der Kaution für die Schlüssel).
  • Einige Bereiche sind sehr lärmempfindlich, sodass im Gebäude keine nächtlichen Partys stattfinden können.
  • Trotz gegenteiliger Ankündigung wird es eine Toilette im Gebäude geben.
  • Wir erhalten den Raum so, wie er ist, haben aber viel Freiheit, mit dem Raum das zu tun, was wir wollen. Am Anfang wird  jedoch vor allem ein sicheres Schloss erforderlich sein.
  • Wir haben einen Text von Henrik, ein Bild von Kiez Burn von Karlo und eine erste Version eines von Karlo erstellten Burner Embassy-Logos für ein A2-Poster eingereicht, das von der Genossenschaft Zusammenkunft für die Berlin Art Week nächste Woche gedruckt wird.

2. Designideen (geplant mit UdK Summerschool)

Leider sind die beiden UdK-Studentinnen, die derzeit im Rahmen eines Summerschool-Workshops mit unserem Zimmer arbeiten, nicht erschienen (oder konnten uns nicht finden). Sie arbeiten derzeit an einem Modell des Raumes mit der Idee, den derzeitigen Fensterersatz durch eine nach außen öffnende und dann wieder schließbare „Pop-up-Fassade“ zu ersetzen. Derzeit ist dadurch etwas unklar, wie genau der Raum in zwei Wochen aussehen wird. Sie versprechen jedoch, dass das Entfernen ihrer Arbeit einfacher ist als der Umgang mit dem ursprünglichen Zustand, wenn uns das, was dort ist, nicht gefällt.

3. Rechtliche Struktur (wer unterschreibt)

  • Es gab einige Diskussionen über die Ergebnisse der Umfrage in den letzten Wochen, in denen die Burner Embassy unter dem Dach eines oder mehrerer unserer Verbände geführt werden sollte. Es bleibt die Frage, ob es eine rechtliche Möglichkeit gibt, zwei oder mehr Verbände auf gleicher Ebene einzubeziehen, insbesondere wenn wir gemeinnützige und nicht-gemeinnützige Organisationen kombinieren müssen. Theoretisch könnten beide Verbände eine GbR bilden, aber niemand von uns hatte eine Idee, ob ein solches Konstrukt legitim ist. Wenn ein Anwalt oder Steuerberater diese Frage beantworten könnte, wäre dies sehr hilfreich.
  • Beide Arten von Vereinen haben Vor- und Nachteile, und wir müssen wahrscheinlich erst herausfinden, ob ein gemeinnütziger Status eine notwendige Voraussetzung wäre oder ob es ausreicht, nicht-kommerziell zu handeln (wie Kiez Burn e.V. oder ein eventuelles Gemeinschaftsunternehmen).
  • Wir haben auch einen anderen Verein, der uns unterstützen könnte, den German Burner e.V., aber es ist unklar, ob die Burner Embassy eher eine Berliner Sache oder ein Projekt für ganz Deutschland ist.
  • Schließlich haben wir beschlossen, ein 2-seitiges Konzept (Owl macht das) mit groben Budget zu schreiben, und allen anderen Informationen die man wissen muss, um das zu entscheiden, und es an alle drei Vereine zu senden, um Feedback zu erhalten. Es bedeutet schon einiges an Arbeit für diejenigen, der das Projekt betreiben: Vertragsunterschriften, Abschluss einer Versicherung, Sammeln des Geldes (siehe 4.) und Verteilen / Rückerstatten des Geldes, incl. Buchhaltung für drei Jahre. Idealerweise wird dies von einem Verein durchgeführt, der diese Dinge bereits gut organisiert hat, vor allem die tägliche Buchhaltung (in der Vergangenheit hatten alle Vereine bisher nur temporäre Projekte).

4. Finanzierungsstruktur (woher kommt das Geld für die ganzen 3 Jahre)

  • Auf der Grundlage der Ergebnisse der Finanzierungsumfrage diskutierten wir eine Weile die Vor- und Nachteile der verschiedenen Möglichkeiten, um Geld in das Projekt zu bekommen, und wie dies mit dem Engagement der Unterstützer zusammengeht.
  • Wir haben entschieden, dass der wahrscheinlich beste Weg ist, mit monatlichen Spenden von 5 € oder mehr (wenn möglich gerne viel mehr), die speziell der Burner Embassy gewidmet sind, um die monatlichen Grundkosten von ca. 200 € zu decken. Die Spender sollten entweder eine wiederkehrende Zahlung leisten, oder das Geld wird monatlich bei ihnen eingezogen, mit einer gewissen Vorlaufzeit zum Ausstieg, falls sie es irgendwann nicht mehr tun können / wollen. So können wir sicherstellen, dass das Projekt keinen Verlust für den unterzeichnenden Verein darstellt, aber die Spenden werden / sollten keine zusätzlichen Rechte gewähren (wie bei Burning Man-Spenden), außer dass sichergestellt wird, dass das Projekt weiterlebt. Es sollten zusätzlich Spenden für Baumaterial und andere Dinge gesammelt werden, die nicht in physischer Form gespendet werden (können). Für Veranstaltungen im Raum sollte keine Zahlung erforderlich sein, sondern es sollten auch Spenden gesammelt werden, wie im OMACafe. Einer der Vorschläge war u.a., eine gusseiserne Spendenkasse wie in der Kirche zu installieren …
  • Es gab auch die Idee / Bitte, einen Teil des Platzes im Lagerraum für die ganzjährige Aufbewahrung von Veranstaltungsdekoration zu nutzen und das Geld als Spende zu erhalten, das sie normalerweise an ein privates Lager gezahlt hätten.

5. Besuch vor Ort

  • Am Ende des Treffens besuchten wir auch das Haus D, das derzeit von der UdK Summerschool genutzt wird, und schauten uns den Raum an. Es war fast eine etwas unerwartete Veränderung von der Ruhe auf dem Parkplatz zu der lebhaften Atmosphäre, in der hundert Menschen im Gebäude Vorträge hören, in der Küche arbeiten, eine Bar betreiben oder einfach nur rumhängen 🙂
  • Wir haben den Raum überprüft, und da ihn die meisten Leute zum ersten Mal sahen, wurden nicht alle ihrer Erwartungen erfüllt. Für manche fühlte er sich zu klein an, für andere zu groß, manche machten sich Sorgen um den Fensterbereich, manche um die Heizungssituation, aber während der Diskussion hatte ich immer noch das Gefühl, dass dieser Raum ein guter erster Schritt ist, um gemeinsam etwas zu schaffen.
  • Das ehemalige Schaufenster im Norden zur Otto-Braun-Strasse, das derzeit noch mit einer Holzplatte und einem Metallzaun gesichert ist, könnte uns erst mal noch je nach Ergebnis der Arbeit der UdK-Studenten Mühe machen (oder auch nicht). Ein kleines, vergittertes Fenster führt nach Westen zum Parkplatz. In einer Wand befindet sich jetzt eine Brandschutztür (abgeschlossen, aber wir sollten herausfinden, wer den Schlüssel hat). Der Raum ist ziemlich hoch (mindestens 3,5 m, der obere Teil ist unverputzt). Der kleinere verbundene Raum ist mit einem Holzbrett zur Straße hin geschlossen, aber es ist unklar, ob dies so bleiben könnte / sollte, da das Brett auch den nächsten Raum abdeckt, dessen Zweck wir nicht kennen.
  • Wir spielten mit Ideen, wie wir mit der Außenecke vor unserer möglichen Fassade umgehen sollten. Vielleicht schließen wir sie mit einem Zaun, vielleicht spannen wir darin etwas Folie, um die Hitze zu bewahren. Weitere Ideen waren die Schaffung einer Hochetage als Kuschelraum unter der Decke, oder der Bau eines zusätzlichen tiefen Regals unter der Decke zur Aufbewahrung und Zeigen von gelagerten Deko-Sachen.

6. Feiern

Am Ende haben wir noch eine Weile in der Bar der Summerschool verbracht 🙂

Dusty Hugs
Owl


(english)

We’ve met outside at the bumper car area on the parking lot of the Haus der Statistik. Compared to the first meeting our group was small and less diverse, but since many people stated before that they prefer personal meetings for decision making, we’ve worked with what we had 🙂

1. Current Status

We summarized what is currently known about the room for Burner Embassy:

  • Available from September 20th with yearly contract (in January proof of usefulness and planning for next year needed then)
  • Costs are 150€ per Month for 50m2 (37m2 for the bigger room and 12m2 for the storage room) plus costs for insurance plus initial 450€ deposit (plus deposits for keys)
  • some areas are very noise-sensitive, so there can’t be nightly parties in the building.
  • Despite initial announcement there will be a toilet in the building.
  • We’re getting the room as is, but have a lot of freedom to do what we want with the room. But a secure door/lock might be needed in the beginning.
  • We’ve handed in a text by Henrik, a picture from Kiez Burn by Karlo and a first version of a Burner Embassy Logo created by Karlo for an A2 poster to be printed by the Genossenschaft Zusammenkunft for the Berlin Art week next week.

2. Design ideas (planned with UdK Summerschool)

Unfortunately the two UdK students which are currently working with our room as part of a Summerschool workshop didn’t show up (or couldn’t find us). They are currently working on and with a model of the room with the idea to replace the current window replacement with a “pop-up facade” which can be opened to the outside and then be closed again. So it is currently unclear how the room will eventually look in two weeks, but their promise is that even if we don’t like what’s there, removing their work would be easier than dealing with the original state.

3. Legal structure (who signs)

  • There was some discussion around the results of the last weeks poll which favored running the Burner Embassy under the roof of one or more of our associations. There is still a question if there is a legal way to include two or more associations on an equal level, especially if we have to combine non-profit and not-non-profit. Theoretically both associations could form a GbR, but none of us had an idea if such a construct  is legit. If some lawyer or tax consultant around could answer this question, it would be very helpful.
  • Both types of associations have advantages and disadvantages, and we probably need to find out first if a non-profit status would be a exact requirement, or if it is enough to act in a non-profit way (like Kiez Burn e.V., or a joint-venture)).
  • We also have another association which could be supportive, the German Burner e.V., but it is unclear if the Burner Embassy is seem more like a Berlin thing, or a project for all Germany.
  • Nevertheless we decided to write a 2-page concept (Owl is doing that) with rough budget and other things one needs to know to make up their mind, and send it to all three associations for feedback. It still is some work for whoever is running the project: legal signage, signing insurance, collecting the money (see 4.)  and handing out / refunding the money with bookkeeping for three years, so ideally it would be done by someone who has already organized especially the daily bookkeeping (in the past all of us had only temporary projects).

4. Funding structure (where comes money all 3y)

  • Based on the results of the financing poll we discussed for a while the pros and cons of the different ways to get money into the project, and how that work together with dedication of the supporters.
  • We decided that the probably best way to do it is with monthly donations of 5€ or more (way more if possible), dedicated to the Burner Embassy, to cover the monthly basic costs of est. 200€. The donors should either make it a recurring payment or the money is collected from them on a monthly base, with some ahead time for stopping the donations in case they can’t/won’t do it anymore sometime. So we can make sure that the project won’t be a loss for the signing association, but the donations won’t/shouldn’t grant any extra rights (as with Burning Man donations) besides making sure the project will live. More donations should be collected for building material and other stuff we’re not getting donated in a physical form. Events in the room shouldn’t require a payment, but also should collect donations, like in the OMACafe. One of the suggestions was to install a cast-iron donation box at the wall like in a Church …
  • There was also the idea/request to use some of the space in the storage room for year-round storage of event decoration, and to collect the money they would normally have paid to a private storage company as a donation to the project.

5. Site visit

  • At the end of the meeting we also visited House D which is currently used by the UdK Summerschool, and to check out the status of the room. It was actually an a bit unexpected change from the quietness in the parking lot to the vibrant atmosphere with a hundred people in the building listening to talks, working in the Kitchen, running a bar or just hanging out 🙂
  • We’ve checked out the room, and since most people saw it for the first time, some of their expectations weren’t met. For some it felt too small, for others too big, some were concerned about the window area, some about the heating situation, but during the discussion I still had the feeling that this room is a good first step to create something together.
  • We might or might not have to care about the former shopping window to the north at Otto-Braun-Strasse which is currently still secured with a wooden board and metal fence, depending on the work of the UdK students. A small fenced window leads to the west to the parking lot area. There is now a firebreak door in one wall (locked, but we have to find out who has the key?). The room is pretty high (at least 3,5m, with the upper part being unpainted). The smaller connected room is closed to the street with a wooden board, but it is unclear if it could/should stay like this since the board is also covering the next room which purpose we don’t know.
  • We played around with ideas how to deal with the outside corner in front of our possible facade, maybe closing it with a fence, maybe putting some foil there to keep the heat. Other ideas included to create high floor as a cuddle space close to the ceiling, or to add an additional deep shelf close to the ceiling to store and show decoration. 

6. Celebration

In the end we joined the bar of the Summerschool for a moment 🙂

Dusty Hugs
Owl